I GENERELLE BESTEMMELSER

1.1       Instruksens virkeområde

             Denne instruks gjelder generelt for økonomiforvaltningen ved UNIK.

1.2       Gjennomføring av instruksen

UNIKs direktør er ansvarlig for at det gjennomføres en betryggende intern kontroll som sikrer kontrollen med inn- og utbetalinger og UNIKs eiendeler. Direktøren skal videre påse at bestemmelsene i denne instruks blir fulgt.

Instruksen skal være lett tilgjengelig for UNIKs ansatte.

1.3       Fullmakter

Direktøren er meddelt prokura i henhold til vedtak i UNIKs styre av 11. januar 1995.

Direktøren og et begrenset antall UNIK-ansatte har fullmakt til å anvise inntekter og utgifter i samband med UNIKs virksomhet. Det skal foreligge en gyldig signaturliste over de med attestasjonsrett og anvisningsfullmakt

Stedsfortredende direktør har full anvisningsrett i direktørens fravær. Ved regnskaps­avdelingen skal det finnes en liste over hvem som har anvisningsrett og med eventu­elle begrensninger i denne.

II BUDSJETTARBEIDET

2.1       Organisering av budsjettarbeidet

Budsjettarbeidet er en samarbeidsoppgave mellom de enkelte grupper ved UNIK. Administrasjonen er ansvarlig for det praktiske oppsett av det enkelte års budsjett­forslag innen de tidsfrister som til enhver tid gjelder.

III REGNSKAP

3.1       Regnskapsførsel

Regnskapsloven legges til grunn for regnskapsførselen, som innrettes slik at den gir oversikt over og sikrer økonomisk kontroll med:

-   Disponering av basisbevilgninger vi får fra Kunnskapsdepartemetet via UiO

-   Eksterne prosjekter

-   Prosjekter finansiert av UNIK

-   UNIKs eiendeler og gjeld

Regnskapet skal så langt det er mulig, ha samme form som budsjettet, slik at de enkelte poster kan følges fra budsjett til regnskap. Regnskapet skal gi mulighet for ønskede spesifikasjoner i rimelig utstrekning.

3.2       Inn- og utbetalinger

Alle inn- og utbetalinger skal bokføres snarest mulig. Beløp som betales til UNIK pr. kontant, på postanvisning eller pr. sjekk skal straks settes inn på bankkonto. Utbetalinger skal normalt foregå med elektronisk betalingsformidling, men bankgiro eller kontant kan brukes der dette er hensiktsmessig.

3.3       Årsregnskap

Årsregnskapet ved UNIK revideres av BDO AS v/statsautorisert revisor Tommy Benum. Revidert årsregnskap sendes Brønnøysundregistrene, Lotteri- og stiftelsestilsynet og Universitetet i Oslo snarest mulig og senest 15. mai påfølgende år.

3.4       Kassehold

Kasse for mindre kontantkjøp eller dekning av utlegg og lignende skal søkes holdt begrenset og ikke inneholde mer enn kr. 10.000,-.

3.5       Bankkonto

UNIK skal underrette sin bankforbindelse om hvem som har fullmakt til å disponere bankkonti, og sørge for at fullmakter trekkes tilbake når det inntreffer forhold som betinger at fullmaktsforholdet skal opphøre.

UNIK benytter konti i DNB Bank ASA til innskudd av de midler som UNIK disponerer.

Ved disponering av kontiene kreves underskrift.

Følgende personer har generell disposisjonsrett:

-  Direktør

-  Administrasjonssjef

For beløp inntil kr. 9 000,- har økonomiansvarlig disposisjonsrett.

3.6       Sikring

Kontanter og bankgiro oppbevares av økonomiansvarlig i låsbare kasser/skap.

3.7       Kontroll med beholdninger

Bankkonti avstemmes mot løpende kontoutdrag. Avstemming foretas en gang pr. mnd.

3.8       UNIKs inntekter

Fakturaer som skrives ut skal være etterregnet og kontrollert for så vidt angår satser, priser m.v.

Fakturaene skal være nummererte og skal føres i regnskapene snarest.

3.9       UNIKs utgifter

Alle utgifter skal være anvist før utbetaling finner sted.

Anvisninger skal være datert og underskrevet og skal inneholde den regnskapskonto som skal belastes. Det skal ikke foretas raderinger i anvisninger. Hvis det er nødven­dig å foreta rettelser, settes en enkelt strek over det som er feil.

Anvisningene føres på originalbilag som ligger til grunn for betalingen.

Anvisningsstempel skal benyttes.

For utbetalinger som skjer med faste beløp til regelmessige tider kan det nyttes stående utbetalingsordre. Stopp- og endringsmeldinger for slike ordre må gis i god tid.

3.10     Kvitteringer

Ved utbetaling over bankgiro er bankens kvittering tilstrekkelig. For andre mottakere skal det foreligge daterte kvitteringer.

3.11     Elektronisk betaling

Betaling kan skje elektronisk via dataterminal, modem eller telefonlinje til den aktuelle bank.

 Direktøren, i samråd med banken, gir fullmakt til den eller de som kan benytte UNIKs telebanktjenester. Alle betalingsbilag skal være attestert og anvist på vanlig måte før overføring finner sted. Terminaler med tilgang til telebanktjenester skal holdes avlåst utenfor vanlig kontortid. Hver enkelt bruker er tildelt en brukeridentifikasjon og skal følge bankens anvisninger for skifte av passord. Brukeridentifikasjon og passord skal oppbevares nedlåst.

IV VERDIPOST

4.1     Åpning av verdipost

All verdipost og rekommanderte brev skal straks leveres til og behandles av økonomi­ansvarlig evt. økonomiansvarliges stedfortreder som er autorisert for behandling av slik post. Sjekker og bankremisser skal straks krysses hvis dette ikke er gjort av avsender.

V REGNSKAPSANSVAR

5.1     Ansvarsforhold

Enhver som mottar, oppbevarer og utbetaler penger og/eller forvalter verdipapirer, er ansvarlig for tap som skyldes at vedkommende ikke har opptrådt forsvarlig.

5.2     Underslag og andre misligheter

Oppdages det underslag eller lignende misligheter skal vedkommende medarbeider straks fratas sin befatning med regnskap, bilag m.v.

5.3     Differanser

Oppdages uoverensstemmelser mellom faktisk og regnskapsmessig beholdning, føres differanser på konto for beholdningsdifferanser. Det skal straks iverksettes undersøkelser for å oppklare feilen. Uoppklarte differanser skal forelegges direktøren.

VI MATERIELLANSKAFFELSER

I6.1     nnkjøp av utstyr og rekvisita

Forslag om innkjøp av utstyr og rekvisita sendes administrasjonen ved driftsansvarlig eller økonomi­ansvarlig, som vanligvis foretar innkjøp. Alle innkjøp skal ligge innenfor aktuelle budsjetter. Bestemmelsene om å foreta innkjøp treffes av direktøren eller den han bemyndiger. Innkjøpene skal planlegges i god tid slik at kvalitet, priser og leveringstider blir nøye undersøkt.

6.2     Oppbevaring og vedlikehold av materiell og utstyr

Det skal sørges for betryggende registrering og oppbevaring av UNIKs materiell og utstyr. Utstyret skal ha et forsvarlig vedlikehold.

6.3     Salg av materiell og utstyr

Utslitt materiell repareres eller kasseres. Utjenelig materiell forsøkes solgt på den for UNIKs mest fordelaktige måte.

6.4     Forbud mot å motta gaver etc.

En ansatt kan ikke i forbindelse med innkjøpsvirksomhet motta noen form for godtgjørelse, gaver etc. fra leverandører.

VII FORSIKRINGER

UNIKs verdier og risikoer skal til enhver tid være tilstrekkelig forsikret.

VIII REVISJON

UNIKs regnskap revideres av BDO AS v/statsautorisert revisor Tommy Benum.

IX KRAFTTREDEN

Denne instruks tre i kraft 21.10.2002.

(Endret 20.11.12)