Arkivverdig post:
Som arkivverdig post stilles følgende krav: Det må regnes som saksdokument for UNIK etter loven, det må være gjenstand for saksbehandling eller ha verdi som dokumentasjon.
Alt materiale produsert av UNIK er i utgangspunktet arkivverdig. Dette gjelder for eksempel: utgående brev, rundskriv, publikasjoner, trykksaker og web-sider. Det må her utøves skjønn.
Arkivuverdig post:
Som ikke arkivverdig post regnes normalt trykksaker, offentlige publikasjoner, rundskriv, utskrifter/kopier fra andre organer og annet mangfoldiggjort materiale som mottas i delarkivene, så lenge de ikke tilfredsstiller kravene til arkivverdig post.
Informasjonspost er normalt ikke arkivverdig materiale, og blir distribuert rett til saksbehandler. Dersom saksbehandler mener at dokumentet er arkivverdig skal det leveres til arkivet til registrering og arkivering.
Husk at alle typer post i situasjoner kan medføre saksbehandling, og at det å ta noe ”til etterretning” er å betrakte som saksbehandling og skal i så tilfelle journalføres.
UNIK har følgende tre hjelpemidler i saks- og arkivbehandlingen:
-
Arkivnøkkel er et kodesystem over hvordan dokumenter er arkivert dvs. det viser hvordan dokumentene er stilt opp i arkivet. Hensikten er at dokumentene på en enkel måte skal gjenfinnes. UNIKs arkivnøkkel er en forenklet og tilpasset utgave av gjeldende arkivnøkkel ved Universitetet i Oslo.
-
Postjournal er en kronologisk registrering av ut- og inngående post som skal i arkivet, altså den post som er av verdi for saksbehandlingen og dokumentasjon av aktiviteten ved UNIK. Hvert dokument får et unikt nummer i form av nummer/år. Hvis dokumentet skal arkiveres, skal det også journalføres.
-
Kopibok er en kronologisk ordning av all registrert utgående post, dvs. en kopi av alle brev/fakser/e-poster med vedlegg ordnet etter dato for utsendelsen.
Posten sorteres i arkivverdig og ikke arkivverdig post.
Innkommende post:
Posten mottas i ekspedisjonen.
1) Personlig adressert post blir levert direkte til adressat. Dersom personlig adressert post viser seg å falle under definisjonen i innledningen til dette dokumentet, skal du levere slik post til ekspedisjonen for postbehandling før du arbeider videre med saken.
2) Post til UNIK åpnes i ekspedisjonen, dvs. post som er adressert på følgende måte (med UNIK angitt først):
UNIK Direktøren UNIK
Postboks 70 UNIK v/N.N. (ansattnavn)
2027 Kjeller Postboks 70 Postboks 70
2027 Kjeller 2027 Kjeller
Slik post registreres i ekspedisjonen med journalnummer, som viser hvilket nummer i rekken av brev i år og arkivnummer som viser hvor i arkivet dokumentet skal legges etter at saken er ferdigbehandlet, hvem som er saksbehandler og fordeles til saksbehandler.
Hvis du mottar et journalført dokument skal du behandle saken og legge den til arkivering. ”Å behandle saken” kan for eksempel være:
|
Vis med følgende informasjon: |
|
1) Post tas til orientering |
Før på TE (til etterretning), dato, dine initialer og legg til ekspedisjonen som arkiverer. |
|
2) Post blir besvart muntlig (eller med e-mail som ikke skrives ut på papir) |
Skriv på brevet/faksen hva som har skjedd, påfør dato, dine initialer og legg til arkivering. |
|
3) Post skulle ikke vært journalført |
Påfør MAK (makuler), dato og initialer og lever til ekspedisjonen som korrigerer journalen (utgår) og makulerer. |
|
4) Post besvares med utgående post |
Følg reglene for utgående post (se under) |
For å gjøre det enklere kan du nå også sende elektroniske dokumenter som er arkivverdige via e-post til archive@unik.no
Utgående post:
Dette er post som er svar på henvendelser utenfra (se over) og post som er initiert av ansatte ved UNIK. Følg disse rutinene:
- Skriv alltid brev på UNIKs brevmal eller ark med UNIKs logo. Se under ”Ansatt fellesMalerwordmaler”.
-
Du skal deretter legge originalbrevet i ekspedisjonen for registrering og utsendelse. Saken blir sendt, arkivert og det blir tatt kopi til kopibok og deg som saksbehandler. Du kan her også bruke den elektroniske metoden nevnt ovenfor.
-
Skriv alltid en heading som viser brevets innhold i stikkordsform, dette føres i postjournalen og vil være enkelt å søke tilbake på. Dersom det angår en bestemt person skal navnet på personen stå i headingen, f. eks. ”Engasjement av GREI SNILSEN som programmerer i FLINK prosjekt”.
- Husk at i alle saker som binder institusjonen økonomisk, eller ved andre bindende avtaler, skal direktøren underskrive i tillegg til saksbehandler.
- Når saken er ferdigbehandlet skal hele saken legges til arkivering.
- Hvis du senere trenger saken eller andre saker skal du kontakte arkivansvarlig.
|