Prosjektreglement for UNIK

Dette dokumentet beskriver ansvarsfordelingen relatert til eksternt finansiert virksomhet (EFV), det vil si

·         Opprettelse,

·         Begrunnelse,

·         Dokumentasjon,

·         Arkivering,

·         Revidering av og

·         Oppfølgingen av et prosjekt
 

Reglene for EFV virksomhet er fastsatt av Kunnskapsdepartementet.

Ansvarsfordelingen som presenteres i dette dokumentet vil imidlertid bestå, uavhengig av eventuelle endringer i regelverket.

Definisjoner:

Med eksternt finansiert virksomhet forstås all virksomhet som ikke er finansiert av grunnbevilgningen. EFV omfatter både forskningsprosjekt finansiert helt eller delvis fra Norges Forskningsråd, EU eller andre, samt bidragsfinansiert og oppdragsfinansiert virksomhet.

Med bidragsfinansiert virksomhet forstås prosjekter hvor UNIK mottar støtte fra finansieringskilder, uten krav til leveranser ved avtale-/kontraktsinngåelse. Dette vil ofte være aktiviteter som er delfinansierte av grunnbevilgningen, men hvor UNIK i tillegg mottar bidrag fra eksterne finansieringskilder.

Med oppdragsfinansiert virksomhet forstås prosjekter som UNIK utfører mot vederlag fra eksterne oppdragsgivere, med krav til leveranser (motytelse) ved avtale-/kontraktsinngåelse.

De fleste prosjekter ved UNIK faller inn under første kategori.

Oppgaver og krav i henhold til regelverk:

·         prosjektbeskrivelse, periodiserte budsjett og avtaler skal utarbeides og registreres/arkiveres

·         prosjekter skal belastes i regnskapet med indirekte kostnader og godskriving av dekningsbidrag månedlig

·         prosjekter skal avsluttes på sluttdato, intern føring kan skje etter avslutningsdato

·         Underskudd/egeninnsats må være avklart med direktør før utgiftene påløper

 

 

 

UNIKs regelverk:

·         når det foreligger en prosjektidé kan det utløse inntil kr 20.000 fra UNIKs driftsbudsjett til forberedelse av prosjektet

·         UNIKs egeninnsats i prosjekter føres på prosjekt og fremkommer som kostnad/underskudd i prosjekt

 

Ansvarsfordeling

Ledergruppen

·         Ledergruppen skal uttale seg om større satsinger som krever ressurser fra UNIK

·         Ved utlysing av prosjektfinansierte stipendiater skal ledergruppen uttale seg om muligheten for fjerdeårsavtale

Direktør
• Godkjenner og underskriver:

Prosjektbudsjett, som også inneholder kortfattet beskrivelse av hensikt med prosjektet, UNIKs forpliktelser og hva UNIK skal stille til rådighet av ressurser, hvem som er prosjektleder, forventede inntekter, planlagte kostnader, prosjektets varighet, henvisning til kontrakt/avtale, og faglig begrunnelse for eventuelt underskuddsprosjekt, samt avtaler og annen dokumentasjon

• Har hovedansvaret for at all dokumentasjon forefinnes

Prosjektleder

·         Har ansvaret for å starte prosjektsaken og fremme prosjektideen for ledergruppen

·         Ferdigstiller prosjektbeskrivelse, budsjett og avtaler i undertegnet stand og avlevere dette til direktør for godkjenning

·         Har ansvar for at alle relevante dokumenter blir levert til fortløpende registrering i arkivet

·         Besørger at oppfølging og forvaltning av prosjektene, herunder

o   At tilsetting av prosjektpersonale foregår i henhold til regelverket

o   At prosjektet stenges i tide og/eller fornyes med revidert dokumentasjon

o   Attesterer alle direkte kostnader i prosjektet

o   Ansvarlig for at faglig og økonomisk rapportering i samråd med administrasjonssjef og økonomiansvarlig

o   Gjennomgår periodiske regnskapsrapporter for det enkelte prosjekt, og kontrollerer særlig at alle prosjektkostnader er belastet, og at alle belastede kostnader er relevante

o   Følge opp at avtaler og budsjett følges

o   Melde i fra til direktør dersom forutsetninger endres, eller vesentlige avvik fra opprinnelig budsjett oppstår

o   Gir melding til økonomikonsulent hvordan fakturering av eksterne partnere skal skje (Firmanavn, referanse, adresse og beløp på faktura).

o   Rapporterer til økonomikonsulent status for hvert prosjekt, basert på utsendt skjema.

o   Fyller ut prosjektavslutningsskjema når prosjektet er ferdigstilt, får underskrift av direktør eller administrasjonssjef

 

Økonomiansvarlig

·         Oppretter regnskapsmessig og arkivmessig prosjektnummer

·         Arkiverer prosjektbudsjett/-beskrivelse og avtaler/viktige dokumenter og korrespondanse.  Dette arkiveres på sak med riktig prosjektnummer og navn, slik at dokumentasjonen kan spores på både nr og navn.  Saksansvarlig er prosjektleder.

·         Oppretter månedlig bokføringsbilag for indirekte kostnader

·         Tar ut regnskapsrapporter på forespørsel

·         Utfakturerer iht. mottatte opplysninger fra p-leder, følger opp og purrer på utestående

·         Sender ut skjema for regnskapsrapporter til prosjektlederne

·         Kontrollerer tertialvis prosjekter som ikke har hatt føringer siste tertial

 

Kontorssjef

·         Kontrollerer at dokumentasjon er iht. regelverk

·         Oppdaterer prosjektoversikten i databasen

·         Støtter økonomiansvarlig i beregning av indirekte kostnader og andre driftskostnader.

·         Ansvar for å holde støttefunksjonen informert om den aktiviteten som skjer og som planlegges

·         Sørger for at eventuelle tilsettingsprosesser foregår etter regelverket

·         Bistår i oppfølgingen av personalspørsmål for prosjekttilsatte

 

Dokumenter som skal følge prosjektet:

1)      Prosjektforslag

2)      Prosjektsøknad m/kostnadsplan og finansiering

3)      Kontrakter

4)      Rapportering

5)      Sluttrapport